Die Erfahrung hat gezeigt, dass es immer wieder zu Ausschlüssen von Angeboten auf Grund vermeidbarer Fehler kommt. Wir möchten Ihnen daher ein paar Tipps geben, die Sie bei der Angebotsabgabe berücksichtigen sollten.
Tipps für die Angebotsabgabe
- Lesen sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig durch.
- Wenn Sie Fragen zu den Vergabeunterlagen haben, setzen Sie sich bitte umgehend über das Vergabeportal mit uns in Verbindung. Wir sind zur unverzüglichen Auskunftserteilung verpflichtet und müssen ggf. Kenntnisse, die sich aus der Anfrage ableiten, an alle anderen Bieter weiterreichen.
- Bitte verwenden Sie für Ihr Angebot kein Briefpapier, auf dem ein Hinweis auf ihre eigenen Geschäftsbedingungen abgedruckt ist (z.B. auf der Rückseite Ihres Kopfbogens oder als Hinweis im Begleitschreiben). Bei Vergaben nach VOB gelten diese nicht und ein Hinweis darauf würde zum Ausschluss Ihres Angebotes führen.
Lösung: Verwenden Sie daher bitte neutrales Geschäftspapier ohne Hinweise auf Ihre AGB oder vermerken Sie auf Ihrem Schreiben, dass Sie die Bedingungen der Ausschreibungsunterlagen vollständig anerkennen.
- Es wird empfohlen, dem Angebot kein zusätzliches Angebots-/Begleitschreiben beizufügen, sondern ausschließlich die vom öffentlichen Auftraggeber bereitgestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.
- Verwenden Sie für Ihre Eintragungen einen dokumentenechten Stift (keinen Bleistift!) Bitte achten Sie auf die Lesbarkeit Ihres Angebotes.
- Wenn Sie Änderungen an Ihren Einträgen vornehmen (bitte niemals in den vorgedruckten Texten!), zeichnen Sie diese bitte ab. Es können nur Änderungen akzeptiert werden, die zweifelsfrei sind.
- Änderungen an den Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss Ihres Angebotes. Ggf. notwendig erscheinende technische Änderungen können, falls zugelassen, in Form eines Nebenangebots gemacht werden. Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind dabei auf einer gesonderten Anlage zu unterbreiten, sind als solche ausdrücklich zu kennzeichnen und müssen unterschrieben sein. Denken Sie daran, in den in der Regel durch den Auftraggeber beigefügten Vordrucken zur Angebotsabgabe die entsprechenden Passagen zu Nebenangeboten auszufüllen.
- Das Angebot muss alle geforderten Preisangaben erhalten.
- Maßgeblich für die Wertung sind die Eintragungen in den Einheitspreisen. Sofern Sie sich in den Angebotspreisen zu den angebotenen Positionen verrechnen, werden diese auf Basis der abgeforderten Mengen und Einheitspreise korrigiert.
- Bitte prüfen Sie vor Abgabe des Angebotes die sachliche und rechnerische Richtigkeit.
- Das Angebot muss alle im Aufforderungsschreiben geforderten Nachweise, Erklärungen und/oder Muster enthalten. Muster und Proben müssen als zum Angebot zugehörig gekennzeichnet werden.
- Ein Angebot in Papierform, muss persönlich und handschriftlich unterzeichnet sein und mit einem Datum sowie Firmenstempel versehen werden.
- Das Angebot muss in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden (niemals per Mail oder Fax!). Bitte kennzeichnen Sie das Angebot mit dem beigefügten Angebotsetikett.
- Stellen Sie sicher, dass das Angebot rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist bei der zuständigen Vergabestelle eingeht. Verspätet eingegangene Angebote können nicht gewertet werden!
- Bei Abgabe von schriftlichen Angeboten am Tag der Submission geben Sie diese bitte unbedingt persönlich ab (entweder am Empfang oder direkt bei der Zentralen Vergabestelle), da der Hausbriefkasten nur frühmorgens um 6.30 Uhr geleert wird!
Hinweise zur Präqualifizierung:
Bislang mussten Sie bei jeder einzelnen öffentlichen Vergabe die Eignungsnachweise hinsichtlich Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Vergabestelle erneut vorlegen. Diese wiederum musste alle Eignungsnachweise aufs Neue prüfen. Um die Belastungen für die Unternehmen zu reduzieren hat sich u.a. das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung für die Einführung eines Präqualifzierungssystems eingesetzt.
Unter www.pq-verein.de (für Bauunternehmen) und www.pq-vol.de (für den Liefer- und Dienstleistungsbereich) finden Sie alle Informationen zur Präqualifikation.
Anträge können Sie bei den entsprechenden Präqualifizierungsstellen einreichen. Die Kontaktadressen und Ansprechpartner finden Sie ebenfalls auf den entsprechenden Homepages.
